Vorlagen und Aufzeichnungen · Nachhaltigkeit · Abschnitt ESRS S1

Kennzahlenblatt zur eigenen Belegschaft nach ESRS S1

Definition und Herkunft jeder Angabe zu den Menschen im Unternehmen – Belegschaft, Fluktuation, Sicherheit, Gleichstellung –, die in den Nachhaltigkeitsbericht eingeht.

In einem Satz

Das Kennzahlenblatt zur eigenen Belegschaft definiert jede vom Unternehmen veröffentlichte Angabe nach ESRS S1 – Zahl der Beschäftigten nach Geschlecht und Vertragsart, Fluktuation, Unfälle, Gleichstellung –, ihre Quelle, die Berechnungsmethode und wer sie bestätigt, denn ist das Thema wesentlich, verlangen die ESRS diese Angaben, und der Prüfer muss die Berechnung nachvollziehen können.

Inhalt überprüft am 17. Oktober 2026

Wo die Norm es verlangt: Nachhaltigkeit · Abschnitt ESRS S1 Die Standards werden mit ihrem Namen zitiert: ESRS 1 (allgemeine Anforderungen), E1 (Klimawandel), S1 (eigene Belegschaft), G1 (Unternehmensführung). Die Delegierte Verordnung (EU) 2026/1563 hat sie für Geschäftsjahre ab dem 1. Januar 2027 vereinfacht; für 2026 kann das Unternehmen zwischen alter und neuer Fassung wählen.
Art der Information: Pflichtdokument Pflicht für CSRD-pflichtige Unternehmen, wenn die eigene Belegschaft wesentlich ist (ESRS S1)
Wer sie ausfüllt: Personalabteilung Der Arbeitsschutz liefert die Sicherheitsdaten; Nachhaltigkeit prüft die Konsistenz
Wann: Zum Abschluss des Geschäftsjahrs Mit Zwischenauswertungen, um Probleme früher zu erkennen
Wie lange sie aufbewahrt wird: Mindestens, solange der Bericht geprüft werden kann Weder die Richtlinie noch die ESRS legen eine Frist für Arbeitspapiere fest; es empfiehlt sich, sie mit dem Lagebericht des Geschäftsjahrs und denen des Vergleichsjahrs aufzubewahren.

Was die Norm verlangt

Was Nachhaltigkeit fordert und was Ihrem Ermessen überlassen bleibt

S1 erfasst die Arbeitskräfte des Unternehmens selbst: Arbeitsbedingungen, Gleichbehandlung und Chancengleichheit, Gesundheit und Sicherheit und weitere Unterthemen. Ist das Thema wesentlich, verlangt der Standard Richtlinien, Maßnahmen, Ziele und quantitative Angaben.

Die ESRS definieren viele dieser Angaben, doch jedes Unternehmen muss entscheiden, aus welchem System sie stammen und wie gezählt wird: zum Stichtag oder im Durchschnitt, nach Köpfen oder nach Vollzeitäquivalenten. Diese Entscheidung hält das Blatt schriftlich fest.

Im Zusammenhang lesen: Sozialkennzahlen (S), in der Akademie zu Nachhaltigkeit

Aufbau

Felder, die die Vorlage enthalten sollte

Kennzahl und zugehörige ESRS-Anforderung
Definition und Einheit (Personen, Vollzeitäquivalente, Prozent)
Berechnungszeitpunkt: Stichtag oder Durchschnitt
Quellsystem (Lohnabrechnung, Arbeitsschutz, Schulung)
Berechnungsmethode und Schätzungen
Verantwortlicher für die Angabe und Bestätigung
Wert des Geschäftsjahrs und des Vorjahrs
Abgleich mit anderen veröffentlichten Zahlen (Jahresabschluss)

Beispiel

Beispiel: drei Kennzahlen des Lebensmittelkonzerns (fiktiver Konzern)

Unternehmen, Personen und Zahlen sind erfunden: Das Beispiel zeigt nur, wie eine sauber ausgefüllte Aufzeichnung aussieht.

Feld	Inhalt
Beschäftigte zum Stichtag	1.482 Personen · 54 % Frauen · Quelle Lohnabrechnung · stimmt mit dem Anhang des Jahresabschlusses überein
Befristete Verträge	17 % · Saisonkräfte mit wiederkehrendem Dauerarbeitsverhältnis gemäß dokumentierter Definition als unbefristet gezählt
Fluktuation	11,2 % · freiwillige und unfreiwillige Austritte bezogen auf die durchschnittliche Belegschaft
Unfälle mit Ausfallzeit	23 · Quelle Arbeitsschutzsystem · einschließlich eines Wegeunfalls, der aus der Unfallhäufigkeitsrate herausgerechnet ist
Bestätigung	Personalleiterin, 20. Januar 2026

Im Audit

Fehler, die Auditoren häufig feststellen

Die Belegschaft im Bericht stimmt ohne Erklärung nicht mit der im Jahresabschluss überein.
Jede Konzerngesellschaft zählt die Verträge anders.
Die Unfalldaten umfassen nicht alle Gesellschaften des Konsolidierungskreises.
Es ist nicht festgehalten, wer die Angabe bestätigt hat.

In Kimobox

So wird diese Aufzeichnung in Kimobox geführt

1Die Sozialkennzahlen werden aus dem Mitarbeiterportal von Kimobox gezogen.
2Die Schulungen jedes Beschäftigten sind in seiner digitalen Personalakte erfasst.
3Die Kennzahlen zu Arbeitssicherheit und Wohlbefinden werden im Cockpit dokumentiert.
4Der Nachweis jeder Kennzahl lässt sich für den externen Prüfer exportieren.

Häufige Fragen

Was man uns vor dem Start fragt

Was gilt, wenn die eigene Belegschaft nicht wesentlich ist?

Bei Unternehmen mit mehr als 1.000 Beschäftigten ist das selten, doch kommt die doppelte Wesentlichkeitsanalyse begründet zu diesem Ergebnis, findet S1 keine Anwendung.

Köpfe oder Vollzeitäquivalente?

Das hängt von der Angabe ab: Die ESRS legen die Einheit in jeder Anforderung fest. Wichtig ist, sie zu dokumentieren und in allen Konzerngesellschaften und allen Jahren gleich anzuwenden.

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Woher jede Angabe stammt

Verweise auf den geltenden amtlichen Text. Wird eine Norm überarbeitet, wird diese Seite aktualisiert und das Revisionsdatum entsprechend angepasst.

Delegierte Verordnung (EU) 2023/2772, Europäische Standards für die Nachhaltigkeitsberichterstattung (ESRS) EUR-Lex · 31. Juli 2023
Delegierte Verordnung (EU) 2026/1563 zur Änderung der Delegierten Verordnung (EU) 2023/2772 zwecks Vereinfachung der Standards für die Nachhaltigkeitsberichterstattung EUR-Lex · ABl. vom 21. September 2026; anwendbar auf Geschäftsjahre ab dem 1. Januar 2027
Richtlinie (EU) 2022/2464 hinsichtlich der Nachhaltigkeitsberichterstattung von Unternehmen (CSRD) EUR-Lex · 14. Dezember 2022