Vorlagen und Aufzeichnungen · ISO 45001 · Abschnitt 5.4

Nachweis der Konsultation und Beteiligung der Beschäftigten nach ISO 45001

Die Anforderung, die ISO 45001 von ihrer Vorgängerin unterscheidet und an der viele Systeme scheitern: nachweisen, dass nicht leitende Beschäftigte im Arbeitsschutz mitreden und mitentscheiden, nicht nur informiert werden.

In einem Satz

Der Nachweis der Konsultation und Beteiligung hält fest, welche Arbeitsschutzthemen den nicht leitenden Beschäftigten über welchen Kanal vorgelegt wurden, was sie geantwortet haben und was entschieden wurde, sowie woran sie beteiligt waren – Gefährdungsermittlung, Vorfalluntersuchung, Maßnahmen –; ISO 45001 verlangt ihn nicht als Dokument (5.4), doch er ist der einzige Weg, eine Anforderung zu belegen, die der Auditor stets im Gespräch mit der Belegschaft prüft.

Inhalt überprüft am 17. Oktober 2026

Wo die Norm es verlangt: ISO 45001 · Abschnitt 5.4 Die Abschnitte werden nach der Nummerierung von ISO 45001:2018 zitiert, der gültigen Ausgabe, die die Änderung von 2024 zum Klimawandel enthält.
Art der Information: Bewährte Praxis Abschnitt 5.4 verlangt den Prozess der Konsultation und Beteiligung, keine bestimmte Aufzeichnung
Wer sie ausfüllt: Leitung und Fachkraft für Arbeitssicherheit Mit Sicherheitsbeauftragten und Beschäftigten jedes Bereichs; die Antwort auf jede Konsultation unterzeichnet, wer entscheidet
Wann: Vor der Entscheidung Bei jeder Änderung mit Auswirkung auf die Sicherheit: Arbeitsmittel, Schichten, Methoden, Ziele oder Schutzmaßnahmen
Wie lange sie aufbewahrt wird: Legt die Organisation fest ISO 45001 nennt keine Fristen (7.5.3). Das spanische Arbeitsschutzgesetz Ley 31/1995 verlangt zudem, die Arbeitsschutzdokumentation für die Arbeitsbehörde bereitzuhalten (Art. 23); daher sollte nichts vernichtet werden, solange der Arbeitsplatz oder das betreffende Risiko besteht.

Was die Norm verlangt

Was ISO 45001 fordert und was Ihrem Ermessen überlassen bleibt

Die Norm unterscheidet zwei Dinge. Konsultation heißt, vor einer Entscheidung die Meinung einzuholen: zu den Erfordernissen interessierter Parteien, zur Politik, zu Rollen, zur Erfüllung rechtlicher Anforderungen, zu Zielen, zu Maßnahmen für Fremdfirmen und Beschaffung, zur Überwachung und zum Auditprogramm. Beteiligung heißt, an der Entscheidung mitzuwirken: Gefährdungen ermitteln und Risiken beurteilen, Maßnahmen festlegen, Schulungsbedarf bestimmen, Vorfälle untersuchen und Korrekturmaßnahmen entscheiden.

Sie verlangt auch, Hindernisse für die Beteiligung zu beseitigen – Sprache, Angst vor Repressalien, Zeitmangel – und dafür Schulung und Zeit bereitzustellen.

In Spanien regelt das Arbeitsschutzgesetz Ley 31/1995 die Konsultation der Beschäftigten sowie die Sicherheitsbeauftragten und den Arbeitsschutzausschuss (Art. 33 bis 38). Der Ausschuss ist ein gültiger Kanal, doch die Norm verlangt, die nicht leitenden Beschäftigten zu erreichen, und ein vierteljährliches Ausschussprotokoll reicht allein nicht aus.

Im Zusammenhang lesen: Führung, in der Akademie zu ISO 45001

Aufbau

Felder, die die Vorlage enthalten sollte

Konsultiertes Thema und zugehöriger Normabschnitt oder Gesetzesartikel
Art: Konsultation oder Beteiligung
Kanal: Ausschuss, Bereichsbesprechung, Briefkasten, Umfrage, Arbeitsgruppe
Konsultierte oder beteiligte Personen, einschließlich nicht leitender Beschäftigter
Datum der Konsultation und Antwortfrist
Eingegangene Meinungen oder Vorschläge
Getroffene Entscheidung und Begründung, falls sie vom Vorschlag abweicht
Mitteilung der Entscheidung an die Beteiligten

Beispiel

Beispiel: Konsultation zum Kauf neuer Gabelstapler

Unternehmen, Personen und Zahlen sind erfunden: Das Beispiel zeigt nur, wie eine sauber ausgefüllte Aufzeichnung aussieht.

Feld	Inhalt
Thema	Auswahl von drei neuen Gabelstaplern für das Lager
Art	Konsultation vor dem Kauf (Maßnahmen in der Beschaffung)
Kanal	Besprechung mit den 9 Staplerfahrern und dem Sicherheitsbeauftragten, 14. April 2026
Vorschläge	Beheizte Kabine für die Nachtschicht; Rückfahrkamera; gefederter Sitz
Beteiligung	Zwei Staplerfahrer testen die beiden Modelle der engeren Wahl eine Woche lang
Entscheidung	Gekauft wird das Modell mit Kamera und gefedertem Sitz; die Kabine wird wegen der Sicht verworfen
Begründung	Laut Test schränkt die Kabine die seitliche Sicht in engen Gängen ein
Mitteilung	In der Schichtbesprechung am 5. Mai erläutert

Im Audit

Fehler, die Auditoren häufig feststellen

Es gibt nur Protokolle des Arbeitsschutzausschusses: Keine direkte Konsultation nicht leitender Beschäftigter ist belegt.
Über bereits getroffene Entscheidungen wird informiert, und das wird „Konsultation“ genannt.
Vorschläge der Beschäftigten bleiben unbeantwortet.
In den Auditgesprächen weiß die Belegschaft nicht, wie sie eine Gefährdung melden kann.
Die Beschäftigten sind nicht an der Untersuchung von Unfällen in ihrem eigenen Bereich beteiligt.

In Kimobox

So wird diese Aufzeichnung in Kimobox geführt

1Die Konsultationen der Beschäftigten und ihre Antworten werden mit Datum direkt im Arbeitsschutz-Workflow erfasst.
2Die interessierten Parteien und der Konsultationskanal werden in einer versionierten Tabelle angelegt.
3Die Arbeitsschutzpolitik wird als gelenktes Dokument mit Lesebestätigung des Personals veröffentlicht.
4Jeder Benutzer kann eine Arbeitsschutz-Nichtkonformität mit Nachweis eröffnen, und die Grundursache hält die Beteiligung der Beschäftigten fest.

Häufige Fragen

Was man uns vor dem Start fragt

Genügt der Arbeitsschutzausschuss?

Er ist ein wichtiger Kanal, doch ISO 45001 verlangt, nicht leitende Beschäftigte zu konsultieren und zu beteiligen, und der Auditor prüft das durch Fragen in der Fertigung. Üblich ist, den Ausschuss mit Konsultationen je Bereich, Briefkästen und direkter Beteiligung an Untersuchungen und Beurteilungen zu kombinieren.

Worin unterscheiden sich Konsultation und Beteiligung?

Konsultieren heißt, vor der Entscheidung die Meinung einzuholen; beteiligen heißt, an der Entscheidung mitzuwirken. Die Norm zählt die Themen jeder Art auf, und die Beteiligung – Gefährdungen ermitteln, Vorfälle untersuchen, Maßnahmen entscheiden – ist die anspruchsvollere.

Und wenn das Unternehmen keine Arbeitnehmervertretung hat?

Dann wird die Belegschaft direkt konsultiert. Die Norm hängt nicht vom Bestehen einer gesetzlichen Vertretung ab; sie verlangt echte Mechanismen, mit Zeit und Schulung für ihre Nutzung.

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