Modelos y registros · ISO 45001 · Apartado 5.4

Registro de consulta y participación de los trabajadores ISO 45001

El requisito que distingue a ISO 45001 de su predecesora y donde más sistemas tropiezan: demostrar que los trabajadores no directivos opinan y deciden en la prevención, no solo que reciben información.

En una frase

El registro de consulta y participación deja constancia de qué asuntos de seguridad y salud se han consultado a los trabajadores no directivos, por qué canal, qué respondieron y qué se decidió, y de en qué han participado —identificación de peligros, investigación de incidentes, acciones—; ISO 45001 no lo exige como documento (5.4), pero es la única forma de demostrar un requisito que el auditor siempre comprueba hablando con la plantilla.

Contenido revisado el 17 de octubre de 2026

Dónde lo pide la norma: ISO 45001 · Apartado 5.4 Los apartados se citan con la numeración de ISO 45001:2018, la edición vigente, que incluye la modificación de 2024 sobre cambio climático.
Tipo de información: Buena práctica El apartado 5.4 exige el proceso de consulta y participación, no un registro concreto
Quién lo rellena: Dirección y técnico de prevención Con delegados de prevención y trabajadores de cada área; la respuesta a cada consulta la firma quien decide
Cuándo: Antes de decidir Cada vez que se cambie algo que afecte a la seguridad: equipos, turnos, métodos, objetivos o medidas preventivas
Cuánto se conserva: Lo fija la organización ISO 45001 no da plazos (7.5.3). La Ley 31/1995 obliga además a tener la documentación preventiva a disposición de la autoridad laboral (art. 23), de modo que conviene no destruir nada mientras siga vigente el puesto o el riesgo al que se refiere.

Qué pide la norma

Lo que exige ISO 45001 y lo que deja a tu criterio

La norma distingue dos cosas. La consulta es pedir opinión antes de decidir: sobre las necesidades de las partes interesadas, la política, las funciones, cómo cumplir los requisitos legales, los objetivos, los controles aplicables a contratas y compras, el seguimiento y el programa de auditorías. La participación es intervenir en la decisión: identificar peligros y evaluar riesgos, decidir las medidas, determinar la formación necesaria, investigar incidentes y decidir las acciones correctivas.

También pide eliminar las barreras que impiden participar —idioma, miedo a represalias, falta de tiempo— y dar formación y tiempo para hacerlo.

En España la Ley 31/1995 regula la consulta a los trabajadores y la figura de los delegados de prevención y del comité de seguridad y salud (arts. 33 a 38). El comité es un canal válido, pero la norma pide llegar a los trabajadores no directivos, y un acta trimestral del comité no basta por sí sola.

Léelo en contexto: Liderazgo, en la Academia de ISO 45001

Estructura

Campos que debe tener el modelo

Asunto consultado y apartado de la norma o artículo legal al que corresponde
Tipo: consulta o participación
Canal: comité, reunión de área, buzón, encuesta, grupo de trabajo
Personas consultadas o participantes, incluidos trabajadores no directivos
Fecha de la consulta y plazo de respuesta
Opiniones o propuestas recibidas
Decisión tomada y justificación si se aparta de lo propuesto
Comunicación de la decisión a quienes participaron

Ejemplo

Ejemplo: consulta sobre la compra de nuevas carretillas

Empresa, personas y cifras inventadas: el ejemplo solo enseña cómo queda un registro bien cumplimentado.

Campo	Contenido
Asunto	Elección de tres carretillas elevadoras nuevas para el almacén
Tipo	Consulta previa a la compra (controles en las compras)
Canal	Reunión con los 9 carretilleros y el delegado de prevención, 14 de abril de 2026
Propuestas	Cabina con calefacción para el turno de noche; cámara trasera; asiento con suspensión
Participación	Dos carretilleros prueban los dos modelos finalistas durante una semana
Decisión	Se compra el modelo con cámara y asiento con suspensión; la cabina se descarta por visibilidad
Justificación	La cabina reduce la visibilidad lateral en pasillos estrechos, según la prueba
Comunicación	Explicada en la reunión de turno del 5 de mayo

En la auditoría

Errores que suelen señalar los auditores

Solo hay actas del comité de seguridad y salud: no consta ninguna consulta directa a trabajadores no directivos.
Se informa de decisiones ya tomadas y se llama «consulta».
Las propuestas de los trabajadores no reciben respuesta.
En las entrevistas de auditoría la plantilla no sabe cómo comunicar un peligro.
Los trabajadores no participan en la investigación de los accidentes de su propia área.

En Kimobox

Cómo se lleva este registro en Kimobox

1Las consultas a los trabajadores y sus respuestas quedan registradas con fecha en el propio flujo de PRL.
2Las partes interesadas y el canal de consulta se dan de alta en una tabla versionada.
3La política de PRL se publica como documento controlado, con acuse de lectura del personal.
4Cualquier usuario puede abrir una no conformidad de PRL con su evidencia, y la causa raíz recoge la participación de los trabajadores.

Preguntas frecuentes

Lo que nos preguntan antes de empezar

¿Basta con el comité de seguridad y salud?

Es un canal importante, pero ISO 45001 pide consultar y hacer participar a los trabajadores no directivos, y el auditor lo comprueba preguntando en planta. Lo habitual es combinar el comité con consultas por área, buzones y la participación directa en investigaciones y evaluaciones.

¿Qué diferencia hay entre consulta y participación?

Consultar es recabar la opinión antes de decidir; participar es intervenir en la decisión. La norma enumera los asuntos de cada tipo, y la participación —identificar peligros, investigar incidentes, decidir acciones— es la más exigente.

¿Y si la empresa no tiene representantes de los trabajadores?

La consulta se hace directamente con la plantilla. La norma no depende de que exista representación legal; pide mecanismos reales, con tiempo y formación para usarlos.

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Fuentes

De dónde sale cada dato

Referencias al texto oficial vigente. Si una norma se revisa, esta página se actualiza y la fecha de revisión lo refleja.

ISO 45001:2018 — Sistemas de gestión de la seguridad y salud en el trabajo. Requisitos con orientación para su uso ISO · Ed. 2018, con Amd 1:2024
Ley 31/1995, de 8 de noviembre, de Prevención de Riesgos Laborales BOE-A-1995-24292 · Texto consolidado