Vorlagen und Aufzeichnungen · IFS Food · Abschnitt 4.18

Rückverfolgbarkeitstest nach IFS Food: Aufzeichnung und Beispiel

Der Test, der belegt, dass das Unternehmen ausgehend von einer beliebigen Charge ihre Rohstoffe, Verpackungen und Kunden findet und die Mengen aufgehen.

In einem Satz

Der Rückverfolgbarkeitstest nach IFS Food ist der mindestens jährlich dokumentierte Versuch, bei dem von einer Charge ausgehend rückwärts – Rohstoffe, Verpackungen mit Lebensmittelkontakt, Prozess – und vorwärts – Kunden und Mengen – rekonstruiert wird, mit einer Mengenbilanz, die aufgeht, denn Abschnitt 4.18 des Standards ist eine seiner KO-Anforderungen.

Inhalt überprüft am 17. Oktober 2026

Wo die Norm es verlangt: IFS Food · Abschnitt 4.18 Die Abschnitte folgen der Nummerierung von IFS Food Version 8. Trägt eine Aufzeichnung eine KO-Anforderung, ist das in ihrer Vorlage angegeben.
Art der Information: Pflichtaufzeichnung KO-Anforderung von IFS Food (4.18)
Wer sie ausfüllt: Qualitätsabteilung, mit Logistik und Produktion Die Qualitätsabteilung leitet den Test; das Ergebnis prüft die Leitung oder das Krisenteam
Wann: Mindestens einmal jährlich Produkt, Richtung und Jahreszeit sollten wechseln; auch nach Änderungen am Chargensystem
Wie lange sie aufbewahrt wird: Haltbarkeit plus mindestens ein Jahr IFS Food verlangt, Aufzeichnungen nach den gesetzlichen Vorgaben und mindestens ein Jahr über die festgelegte Haltbarkeit hinaus aufzubewahren; hat das Produkt keine, ist die Frist zu begründen (2.1.2).

Was die Norm verlangt

Was IFS Food fordert und was Ihrem Ermessen überlassen bleibt

IFS verlangt ein Rückverfolgbarkeitssystem, das die Produktchargen und ihre Beziehung zu den Chargen von Rohstoffen und Verpackungen mit Lebensmittelkontakt über alle Stufen identifiziert, Nacharbeit eingeschlossen. Die Rückverfolgbarkeit ist regelmäßig, mindestens einmal jährlich, zu testen, und die Ergebnisse sind aufzuzeichnen.

Der Auditor verlangt meist einen Live-Test während des Besuchs. Bewertet wird, ob die Informationen vollständig vorliegen, die Mengen aufgehen und das Ergebnis in einer Zeit erreicht wird, die für einen echten Rückruf angemessen ist.

Das gesetzliche Minimum in der EU – eine Stufe zurück, eine Stufe vor – steht in Artikel 18 der Verordnung (EG) 178/2002; IFS geht darüber hinaus und verlangt die interne Rückverfolgbarkeit zwischen Chargen. BRCGS legt zusätzlich eine Höchstdauer für ihren Abschluss fest.

Im Zusammenhang lesen: Managementsystem für Lebensmittelsicherheit und Qualität, in der Akademie zu IFS Food

Aufbau

Felder, die die Vorlage enthalten sollte

Datum, Start- und Endzeit
Ausgangsprodukt und -charge sowie Richtung des Tests
Identifizierte Rohstoffe und Verpackungen mit Lebensmittelkontakt, mit Chargen und Lieferanten
Beteiligte interne Stufen und Nacharbeit
Kunden, Lieferdaten und versandte Mengen
Mengenbilanz: produziert, versandt, im Bestand, Schwund
Herangezogene Dokumente
Festgestellte Abweichungen und Maßnahmen
Schlussfolgerung und wer sie unterzeichnet

Beispiel

Beispiel: Test rückwärts und vorwärts in einem fiktiven Konservenbetrieb

Unternehmen, Personen und Zahlen sind erfunden: Das Beispiel zeigt nur, wie eine sauber ausgefüllte Aufzeichnung aussieht.

Feld	Inhalt
Datum	22. April 2026 · Beginn 09:10 · Ende 10:35
Ausgangscharge	Passierte Tomaten 400 g · Charge TT-26-108 · 12.000 Dosen
Rückwärts	Tomaten von 3 Landwirten (Chargen R-0411 bis R-0413) · Salz Charge S-221 · Dosen Charge L-3390
Nacharbeit	In dieser Charge keine
Vorwärts	4 Kunden · 11.400 Dosen, versandt zwischen dem 23. und 30. April
Mengenbilanz	12.000 produziert = 11.400 versandt + 552 im Lager + 48 Muster und Schwund
Abweichung	Der Lieferschein eines Kunden wurde spät gefunden, weil er nur auf Papier vorlag
Maßnahme	Lieferscheine der eigenen Auslieferung digitalisieren · Logistikleiter · Juni

Im Audit

Fehler, die Auditoren häufig feststellen

Test, der nur vorwärts geht und nie die Verpackungen mit Lebensmittelkontakt identifiziert.
Mengenbilanz, die nicht aufgeht und ohne Erklärung akzeptiert wird.
Es wird immer dasselbe einfache Produkt getestet.
Nacharbeit unterbricht die Rückverfolgbarkeit, und es wird nicht festgehalten, welche Chargen vermischt wurden.
Der Zeitbedarf wird nicht notiert – dabei kommt es genau darauf bei einem echten Rückruf an.

In Kimobox

So wird diese Aufzeichnung in Kimobox geführt

1Die Chargen werden vom Rohstoff bis zur Lieferung verknüpft, wobei die Daten des ERP übernommen werden, wenn es für die Charge führend ist.
2Die Abfrage rückwärts und vorwärts liefert Rohstoffe, Verpackungen und Kunden in Minuten.
3Das Testergebnis mit Start- und Endzeit sowie Bilanz wird als unterschriebene Aufzeichnung gespeichert.
4Festgestellte Abweichungen werden als Maßnahmen mit Verantwortlichem und Frist eröffnet.

Häufige Fragen

Was man uns vor dem Start fragt

In welcher Zeit muss der Test bei IFS abgeschlossen sein?

IFS verlangt, dass die Informationen in einer Zeit verfügbar sind, die für die Abwicklung eines Rückrufs angemessen ist; viele Unternehmen setzen sich ein internes Ziel von wenigen Stunden. BRCGS dagegen legt ausdrücklich eine Höchstdauer fest.

Was ist die Mengenbilanz?

Die Prüfung, ob die produzierte Menge der Summe aus Versandtem, im Lager Verbliebenem und Schwund oder Mustern entspricht. Geht sie nicht auf, gibt es Produkt, dessen Verbleib unbekannt ist.

Gilt die Rückrufübung als Rückverfolgbarkeitstest?

Beides kann gleichzeitig stattfinden, ist aber nicht dasselbe: Der Rückverfolgbarkeitstest belegt, dass die Informationen gefunden werden; die Rückrufübung belegt, dass die Organisation damit handeln, informieren und das Produkt zurückholen kann.

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Woher jede Angabe stammt

Verweise auf den geltenden amtlichen Text. Wird eine Norm überarbeitet, wird diese Seite aktualisiert und das Revisionsdatum entsprechend angepasst.

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