Modelos y registros · IFS Food · Apartado 4.18

Prueba de trazabilidad en IFS Food: registro y ejemplo

El ensayo que demuestra que, partiendo de un lote cualquiera, la empresa encuentra sus materias primas, sus envases y sus clientes, y cuadra las cantidades.

En una frase

La prueba de trazabilidad en IFS Food es el ensayo documentado, al menos una vez al año, en el que se parte de un lote y se reconstruye hacia atrás —materias primas, envases en contacto, proceso— y hacia delante —clientes y cantidades—, con un balance de masas que cuadre, porque el apartado 4.18 del protocolo es uno de sus requisitos KO.

Contenido revisado el 17 de octubre de 2026

Dónde lo pide la norma: IFS Food · Apartado 4.18 Los apartados siguen la numeración de IFS Food versión 8. Cuando un registro sostiene un requisito KO se indica en su ficha.
Tipo de información: Registro obligatorio Requisito KO de IFS Food (4.18)
Quién lo rellena: Calidad, con logística y producción La dirige calidad; el resultado lo revisa la dirección o el equipo de crisis
Cuándo: Al menos una vez al año Conviene variar el producto, el sentido y la época; también tras cambios en el sistema de lotes
Cuánto se conserva: Vida útil más un año, como mínimo IFS Food pide conservar los registros según la legislación y, al menos, un año después de la vida útil especificada; si el producto no la tiene, el plazo se justifica (2.1.2).

Qué pide la norma

Lo que exige IFS Food y lo que deja a tu criterio

IFS pide un sistema de trazabilidad que identifique los lotes de producto y su relación con los lotes de materias primas y envases en contacto con el alimento, a lo largo de todas las etapas, incluido el reproceso. La trazabilidad debe ensayarse periódicamente, al menos una vez al año, y los resultados deben quedar registrados.

El auditor suele pedir una prueba en vivo durante la visita. Lo que valora es que la información salga completa, que las cantidades cuadren y que se obtenga en un tiempo razonable para una retirada real.

El mínimo legal en la UE —un paso atrás, un paso adelante— está en el artículo 18 del Reglamento (CE) 178/2002; IFS va más allá al exigir la trazabilidad interna entre lotes. En BRCGS se fija además un plazo máximo para completarla.

Léelo en contexto: Sistema de gestión de la inocuidad y calidad, en la Academia de IFS Food

Estructura

Campos que debe tener el modelo

Fecha, hora de inicio y de fin
Producto y lote de partida, y sentido del ensayo
Materias primas y envases en contacto identificados, con sus lotes y proveedores
Etapas internas y reprocesos implicados
Clientes, fechas de entrega y cantidades expedidas
Balance de masas: producido, expedido, en stock, merma
Documentos consultados
Desviaciones encontradas y acciones
Conclusión y quién la firma

Ejemplo

Ejemplo: prueba hacia atrás y hacia delante en una conservera ficticia

Empresa, personas y cifras inventadas: el ejemplo solo enseña cómo queda un registro bien cumplimentado.

Campo	Contenido
Fecha	22 de abril de 2026 · inicio 09:10 · fin 10:35
Lote de partida	Tomate triturado 400 g · lote TT-26-108 · 12.000 latas
Hacia atrás	Tomate de 3 agricultores (lotes R-0411 a R-0413) · sal lote S-221 · latas lote L-3390
Reproceso	No hubo en ese lote
Hacia delante	4 clientes · 11.400 latas expedidas entre el 23 y el 30 de abril
Balance de masas	12.000 producidas = 11.400 expedidas + 552 en almacén + 48 muestras y merma
Desviación	El albarán de un cliente se localizó tarde por estar solo en papel
Acción	Digitalizar los albaranes de reparto propio · responsable de logística · junio

En la auditoría

Errores que suelen señalar los auditores

Prueba que solo va hacia delante y nunca identifica los envases en contacto.
Balance de masas que no cuadra y se da por bueno sin explicación.
Siempre se prueba el mismo producto sencillo.
El reproceso rompe la trazabilidad y no se registra qué lotes se mezclaron.
No se anota el tiempo empleado, que es justo lo que importa en una retirada real.

En Kimobox

Cómo se lleva este registro en Kimobox

1Los lotes se enlazan desde la materia prima hasta la entrega, consumiendo los datos del ERP cuando es el propietario del lote.
2La consulta ascendente y descendente devuelve materias primas, envases y clientes en minutos.
3El resultado de la prueba, con su hora de inicio y fin y el balance, queda como registro firmado.
4Las desviaciones encontradas se abren como acciones con responsable y plazo.

Preguntas frecuentes

Lo que nos preguntan antes de empezar

¿En cuánto tiempo hay que completar la prueba en IFS?

IFS pide que la información esté disponible en un tiempo adecuado para gestionar una retirada; muchas empresas se fijan un objetivo interno de pocas horas. BRCGS, en cambio, fija expresamente un plazo máximo.

¿Qué es el balance de masas?

La comprobación de que la cantidad producida coincide con la suma de lo expedido, lo que queda en almacén y las mermas o muestras. Si no cuadra, hay producto cuyo paradero no se conoce.

¿Vale el simulacro de retirada como prueba de trazabilidad?

Pueden hacerse a la vez, pero no son lo mismo: la prueba de trazabilidad demuestra que se encuentra la información; el simulacro de retirada demuestra que la organización sabe actuar con ella, avisar y recuperar el producto.

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Fuentes

De dónde sale cada dato

Referencias al texto oficial vigente. Si una norma se revisa, esta página se actualiza y la fecha de revisión lo refleja.

IFS Food, versión 8 — Norma para auditar la calidad y la seguridad de los productos alimentarios IFS Management GmbH · Versión 8, abril de 2023
Reglamento (CE) nº 178/2002, principios y requisitos generales de la legislación alimentaria (arts. 18 y 19) EUR-Lex · 28 de enero de 2002