Modelos y registros · APPCC
Registro de trazabilidad de entradas y salidas
El mínimo legal de toda empresa alimentaria: saber de quién viene cada partida y a quién se ha entregado, para poder retirarla si hace falta.
En una frase
El registro de trazabilidad identifica, para cada partida que entra y sale, el proveedor o el cliente, el producto, la cantidad, el lote y la fecha, porque el artículo 18 del Reglamento (CE) 178/2002 obliga a todo operador alimentario a poder identificar a quién le suministró y a quién suministró cada alimento, y a poner esa información a disposición de la autoridad.
- Tipo de información
- Registro obligatorio Registro obligatorio por el art. 18 del Reglamento (CE) 178/2002
- Quién lo rellena
- Recepción, producción y expedición Cada etapa registra su parte; calidad comprueba que la cadena está completa
- Cuándo
- En cada entrada y cada salida Y en producción, si se lleva trazabilidad interna
- Cuánto se conserva
- Un periodo adecuado El reglamento no fija plazo; lo razonable es cubrir al menos la vida útil del producto con margen para responder a una retirada o a la autoridad.
Qué pide la norma
Lo que exige APPCC y lo que deja a tu criterio
El reglamento pide un paso atrás y un paso adelante: identificar a los proveedores de cada alimento, ingrediente o envase destinado a incorporarse, y a las empresas a las que se ha suministrado. La información debe estar disponible cuando la autoridad la solicite.
Para los alimentos de origen animal, el Reglamento de Ejecución (UE) 931/2011 concreta los datos: descripción, volumen o cantidad, nombre y dirección del proveedor y del destinatario, referencia del lote y fecha de expedición.
La trazabilidad interna —qué lotes de materia prima entran en cada lote de producto— no la exige el reglamento general, pero sin ella una retirada afecta a mucho más producto del necesario. IFS Food y BRCGS sí la exigen y piden probarla cada año.
Estructura
Campos que debe tener el modelo
- Fecha de entrada o salida
- Producto y descripción
- Cantidad o volumen
- Lote
- Proveedor o cliente, con nombre y dirección
- Documento de referencia: albarán, factura
- Lotes de materia prima usados en cada lote de producto, si hay trazabilidad interna
Ejemplo
Ejemplo: entrada y salida en una charcutería industrial ficticia
Empresa, personas y cifras inventadas: el ejemplo solo enseña cómo queda un registro bien cumplimentado.
| Campo | Contenido |
|---|---|
| Entrada | 2 de octubre de 2026 · paleta de cerdo fresca · 480 kg · lote PC-1002 · Cárnicas del Valle (ficticio) · albarán 5521 |
| Producción | Lote de chorizo CH-26-275 elaborado con PC-1002 y pimentón lote PI-330 |
| Salida 1 | 20 de octubre · chorizo 250 g · 600 uds · lote CH-26-275 · Supermercados Mar (ficticio) · albarán 9030 |
| Salida 2 | 21 de octubre · 240 uds · mismo lote · tienda propia |
| Pendiente | 160 uds en almacén |
En la auditoría
Errores que suelen señalar los auditores
- Albaranes de entrada sin lote del proveedor.
- Envases en contacto con el alimento sin registro.
- Ventas a otros operadores sin registro del cliente ni del lote.
- La información existe pero tarda días en reunirse.
- Reprocesos que mezclan lotes sin dejar constancia.
En Kimobox
Cómo se lleva este registro en Kimobox
- 1Los lotes se enlazan desde la materia prima hasta la entrega, en los dos sentidos.
- 2Si el ERP es el propietario del lote y la expedición, Kimobox consume ese dato y cuelga de él los registros de calidad.
- 3La consulta ascendente y descendente devuelve proveedores y clientes en minutos.
- 4El simulacro de retirada saca el listado de afectados con el mismo dato.
Preguntas frecuentes
Lo que nos preguntan antes de empezar
¿Tengo que registrar a los consumidores finales?
No. El artículo 18 se refiere a los operadores a los que se suministra; la venta al consumidor final no exige identificarlo.
¿Es obligatoria la trazabilidad interna?
El reglamento general exige el paso atrás y el paso adelante. La trazabilidad interna entre lotes no es obligatoria con carácter general, pero sí en los protocolos privados y es lo que permite que una retirada sea acotada.
¿Qué pasa si un alimento que he vendido no es seguro?
El artículo 19 del Reglamento (CE) 178/2002 obliga a retirarlo, informar a la autoridad competente y, si ha llegado al consumidor, informarle. El registro de trazabilidad es lo que permite hacerlo con rapidez.
Lleva los registros de APPCC sin plantillas sueltas
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Fuentes
De dónde sale cada dato
Referencias al texto oficial vigente. Si una norma se revisa, esta página se actualiza y la fecha de revisión lo refleja.
- Reglamento (CE) nº 178/2002, principios y requisitos generales de la legislación alimentaria (arts. 18 y 19) EUR-Lex · 28 de enero de 2002
- Reglamento de Ejecución (UE) nº 931/2011 sobre trazabilidad de los alimentos de origen animal EUR-Lex · 19 de septiembre de 2011