Vorlagen und Aufzeichnungen · IFS Food · Abschnitt 5.8

Reklamationsprotokoll für Kunden und Behörden nach IFS Food

Jede Reklamation ist eine Information über das Produkt. IFS verlangt, sie einzeln zu bearbeiten und zusätzlich die Trends zu betrachten, um zu handeln, bevor sie sich wiederholt.

In einem Satz

Das Reklamationsprotokoll nach IFS Food erfasst jede Beschwerde von Kunden, Verbrauchern und Behörden mit ihrer Einstufung, der Untersuchung der betroffenen Charge, der Antwort, den Korrekturmaßnahmen und der regelmäßigen Trendanalyse, wie es Abschnitt 5.8 des Standards verlangt.

Inhalt überprüft am 17. Oktober 2026

Wo die Norm es verlangt: IFS Food · Abschnitt 5.8 Die Abschnitte folgen der Nummerierung von IFS Food Version 8. Trägt eine Aufzeichnung eine KO-Anforderung, ist das in ihrer Vorlage angegeben.
Art der Information: Pflichtaufzeichnung Aufzubewahrende Aufzeichnung (5.8)
Wer sie ausfüllt: Kundenservice und Qualitätsabteilung Wer sie entgegennimmt, erfasst sie; die Qualitätsabteilung untersucht und entscheidet über die Antwort
Wann: Bei Eingang der Reklamation Die Trendanalyse in festem Rhythmus und als Eingabe für die Managementbewertung
Wie lange sie aufbewahrt wird: Haltbarkeit plus mindestens ein Jahr IFS Food verlangt, Aufzeichnungen nach den gesetzlichen Vorgaben und mindestens ein Jahr über die festgelegte Haltbarkeit hinaus aufzubewahren; hat das Produkt keine, ist die Frist zu begründen (2.1.2).

Was die Norm verlangt

Was IFS Food fordert und was Ihrem Ermessen überlassen bleibt

Der Standard verlangt ein Verfahren zum Management von Reklamationen von Kunden und Behörden. Jede Reklamation wird erfasst, bewertet, bei Bedarf untersucht und beantwortet; solche, die die Lebensmittelsicherheit betreffen, werden vorrangig behandelt.

Neben der Einzelbearbeitung verlangt IFS, die Reklamationsdaten zu analysieren, um Trends zu erkennen und darauf zu reagieren. Zehn leichte Reklamationen zum selben Mangel sagen mehr als eine einzelne schwere.

Reklamationen, die eine Nichterfüllung offenlegen, werden zu Nichtkonformitäten und durchlaufen den Ablauf der Korrekturmaßnahmen.

Im Zusammenhang lesen: Messungen, Analysen und Verbesserungen, in der Akademie zu IFS Food

Aufbau

Felder, die die Vorlage enthalten sollte

Nummer, Eingangsdatum und Kanal
Herkunft: Kunde, Verbraucher oder Behörde
Produkt, Charge und Mindesthaltbarkeits- oder Verbrauchsdatum
Beschreibung und Einstufung: Sicherheit, Qualität, Recht, Service
Untersuchung: Muster, Chargenaufzeichnungen, Ursache
Antwort an den Reklamierenden und Datum
Korrekturmaßnahme und ihre Nummer, falls zutreffend
Kategorie für die Trendanalyse

Beispiel

Beispiel: Verbraucherreklamation wegen eines Kunststoffsplitters

Unternehmen, Personen und Zahlen sind erfunden: Das Beispiel zeigt nur, wie eine sauber ausgefüllte Aufzeichnung aussieht.

Feld	Inhalt
Nummer	Q-2026-057 · 12. Mai 2026 · Webformular
Herkunft	Endverbraucher, über die Handelskette
Produkt	Nudelsalat 250 g · Charge EP-26-127
Einstufung	Lebensmittelsicherheit · Fremdkörper · hohe Priorität
Untersuchung	Blauer Splitter, passend zum Deckel eines Produktionsbehälters; Chargenaufzeichnungen ohne Auffälligkeiten
Antwort	Schreiben an den Verbraucher am 15. Mai, Kopie an den Kunden
Maßnahme	NC-2026-061: Ersatz der Behälter durch detektierbares Modell und Überprüfung der Fremdkörperbewertung
Trend	Zweite Kunststoffreklamation im Halbjahr: wird in der Managementbewertung vorgestellt

Im Audit

Fehler, die Auditoren häufig feststellen

Reklamationen, die der Vertrieb bearbeitet und die nie die Qualitätsabteilung erreichen.
Untersuchungen, die die Chargenaufzeichnungen nicht heranziehen.
Keine Trendanalyse oder so weit gefasste Kategorien, dass sie nichts aussagen.
Anforderungen der Lebensmittelüberwachungsbehörde außerhalb des Protokolls.
Sicherheitsrelevante Reklamationen, die nur mit einer Gutschrift an den Kunden geschlossen werden.

In Kimobox

So wird diese Aufzeichnung in Kimobox geführt

1Reklamationen werden aus jedem Kanal als Nichtkonformität mit klassifizierter Herkunft erfasst; kommen sie über den Shop oder ein Formular, können sie per API eingehen.
2Die reklamierte Charge wird mit ihrer Rückverfolgbarkeit verknüpft, sodass die Untersuchung von den tatsächlichen Aufzeichnungen ausgeht.
3Die Grundursache ist Pflicht, um weiterzukommen, und die Korrekturmaßnahme hat Verantwortlichen, Frist und Verzugswarnung.
4Die Reklamationskennzahlen je Kategorie und Produkt fließen in den Bericht zur Managementbewertung ein.

Häufige Fragen

Was man uns vor dem Start fragt

Muss jede Reklamation beantwortet werden?

IFS verlangt, alle zu bearbeiten und sie zu beantworten, wo es angebracht ist. Fehlen darf nie die Erfassung und Bewertung – auch nicht bei verworfenen Reklamationen.

Gehören Reklamationen der Lebensmittelüberwachungsbehörde hierher?

Ja. Der Abschnitt umfasst ausdrücklich Reklamationen von Kunden und Behörden, und Letztere verlangen meist zusätzlich eine formelle Antwort innerhalb einer Frist.

Was wird in der Managementbewertung vorgestellt?

Die Trendanalyse: Anzahl der Reklamationen je Kategorie und Produkt, Entwicklung, Hauptursachen und Wirksamkeit der ergriffenen Maßnahmen.

Führen Sie die Aufzeichnungen zu IFS Food ohne verstreute Vorlagen

Wir zeigen Ihnen das Modul im Einsatz, mit Daten, die Ihren ähneln.

Demo anfragen

Weiter entdecken

Woher jede Angabe stammt

Verweise auf den geltenden amtlichen Text. Wird eine Norm überarbeitet, wird diese Seite aktualisiert und das Revisionsdatum entsprechend angepasst.

IFS Food, Version 8 — Standard zur Beurteilung der Produkt- und Prozesskonformität in Bezug auf Lebensmittelsicherheit und Qualität IFS Management GmbH · Version 8, April 2023
Verordnung (EG) Nr. 178/2002, allgemeine Grundsätze und Anforderungen des Lebensmittelrechts (Art. 18 und 19) EUR-Lex · 28. Januar 2002