Vorlagen und Aufzeichnungen · ISO 22716 · Abschnitt 6.3 a 6.5

Protokoll für Wareneingang und Freigabe von Rohstoffen nach ISO 22716

Kein Rohstoff sollte in eine Rezeptur gelangen, ohne dass ihn jemand aus der Qualitätsabteilung freigegeben hat. Diese Aufzeichnung hält fest, was eingegangen ist, in welchem Status und wer über die Verwendung entschieden hat.

In einem Satz

Das Protokoll für Wareneingang und Freigabe von Rohstoffen erfasst für jede eingegangene Charge eines Rohstoffs oder Packmittels die Übereinstimmung von Bestellung, Lieferschein und Ware, die Chargenkennzeichnung, den Status – Quarantäne, angenommen oder abgelehnt – und die Freigabeentscheidung des befugten Qualitätspersonals; genau das empfiehlt ISO 22716 in den Abschnitten 6.3 bis 6.5, damit nur freigegebene Materialien verwendet werden.

Inhalt überprüft am 17. Oktober 2026

Wo die Norm es verlangt: ISO 22716 · Abschnitt 6.3 a 6.5 Die Kapitel sind die der ISO 22716:2007, der einzigen veröffentlichten Ausgabe, von ISO 2022 bestätigt. Es ist eine Leitfadennorm: Sie empfiehlt; die Pflicht ergibt sich aus Artikel 8 der Verordnung (EG) 1223/2009.
Art der Information: Pflichtaufzeichnung Empfehlung der ISO 22716 (6.3 bis 6.5), verbindlich über Art. 8 der Verordnung 1223/2009
Wer sie ausfüllt: Lager und Qualitätskontrolle Das Lager nimmt an und kennzeichnet; die Freigabe unterzeichnet befugtes Qualitätspersonal
Wann: Bei jedem Wareneingang Das Material bleibt bis zur Freigabe in Quarantäne
Wie lange sie aufbewahrt wird: Legt das Unternehmen fest ISO 22716 verlangt, die Archivierungsdauer nach geltendem Recht festzulegen (17.5.2). Als Anhaltspunkt: Die Produktinformationsdatei wird zehn Jahre ab dem Inverkehrbringen der letzten Charge aufbewahrt (Art. 11 Abs. 1 der Verordnung 1223/2009).

Was die Norm verlangt

Was ISO 22716 fordert und was Ihrem Ermessen überlassen bleibt

Die Norm verlangt, beim Wareneingang zu prüfen, ob Bestellung, Lieferschein und Ware übereinstimmen und die Gebinde unversehrt ankommen; jedes Gebinde mit Produktname, interner Nummer, Eingangsdatum oder -nummer, Lieferant und Lieferantencharge sowie gegebenenfalls interner Charge zu kennzeichnen und seinen Status anzugeben: angenommen, abgelehnt oder in Quarantäne.

Die Freigabe erfolgt durch befugtes Qualitätspersonal, und ein physisches oder EDV-gestütztes System muss die Verwendung nicht freigegebener Materialien verhindern. Eine Annahme allein auf Grundlage des Analysenzertifikats des Lieferanten ist möglich, wenn technische Anforderungen festgelegt sind, Erfahrung mit dem Lieferanten besteht, ein Audit erfolgt ist und Prüfmethoden vereinbart sind.

Einkäufe müssen auf der Bewertung und Auswahl des Lieferanten beruhen (6.2), und lange gelagerte Materialien sind vor der Verwendung neu zu bewerten (6.7).

Im Zusammenhang lesen: Räumlichkeiten, Ausrüstung und Rohstoffe, in der Akademie zu ISO 22716

Aufbau

Felder, die die Vorlage enthalten sollte

Eingangsdatum und -nummer
Lieferant, Produkt laut Lieferschein und interne Artikelnummer
Lieferantencharge und interne Charge, falls abweichend
Menge und Anzahl der Gebinde
Prüfung von Bestellung, Lieferschein und Unversehrtheit der Gebinde
Erhaltenes Analysenzertifikat
Durchgeführte Probenahme und Analyse oder Grund der Annahme per Zertifikat
Status: Quarantäne, angenommen, abgelehnt
Freigabeentscheidung, Datum und befugte Person
Datum der Neubewertung oder des Ablaufs

Beispiel

Beispiel: Wareneingang eines Emulgators

Unternehmen, Personen und Zahlen sind erfunden: Das Beispiel zeigt nur, wie eine sauber ausgefüllte Aufzeichnung aussieht.

Feld	Inhalt
Eingang	REC-26-0412 · 8. April 2026
Lieferant und Produkt	Chemiehandel Ostmark (fiktives Unternehmen) · Cetearyl Alcohol · Artikelnummer MP-0117
Chargen	Lieferant 2603-88 · intern 26-0117-04
Menge	8 Säcke à 25 kg · Lieferschein und Bestellung stimmen überein · Gebinde unversehrt
Zertifikat	Erhalten; Schmelzpunkt und Säurezahl innerhalb der Spezifikation
Interne Prüfung	Identitätsprüfung per Infrarot und Aussehen: konform
Status	Quarantäne vom 8. bis 9. April · am 9. April von der Qualitätskontrolltechnikerin freigegeben
Neubewertung	April 2028, gemäß interner Spezifikation

Im Audit

Fehler, die Auditoren häufig feststellen

Rohstoffe in Verwendung, an denen noch das Quarantäneetikett hängt.
Freigabe per Analysenzertifikat, ohne den Lieferanten bewertet oder auditiert zu haben.
Die Lieferantencharge wird nicht notiert, und die Rückverfolgbarkeit reißt am ersten Glied ab.
Packmittel ohne jede Kontrolle angenommen, weil sie „kein Rohstoff“ sind.
Abgelaufene oder nicht neu bewertete Materialien im Lager.

In Kimobox

So wird diese Aufzeichnung in Kimobox geführt

1Quarantäne und Freigabe von Rohstoffen werden im selben System gesteuert.
2Analysenzertifikate werden mit jeder eingegangenen Charge verknüpft abgelegt.
3Jeder freigegebene Lieferant hat seine Prüfhistorie, verknüpft mit dem Wareneingang.
4Die eingegangene Charge bleibt mit den Herstellungschargen verknüpft, in denen sie verwendet wird.

Häufige Fragen

Was man uns vor dem Start fragt

Darf allein mit dem Analysenzertifikat freigegeben werden?

Die Norm lässt es zu, wenn technische Anforderungen festgelegt sind, Erfahrung und Kenntnis des Lieferanten bestehen, ein Audit erfolgt ist und Prüfmethoden vereinbart sind. Trotzdem empfiehlt sich beim Wareneingang eine Identitätsprüfung.

Brauchen Packmittel dieselbe Kontrolle?

Ja. ISO 22716 behandelt Rohstoffe und Packmittel gemeinsam: Kennzeichnung, Status und Freigabe durch das Qualitätspersonal. Ein falsches oder kontaminiertes Packmittel betrifft das Produkt ebenso wie ein Rohstoff.

Braucht man einen physischen Quarantänebereich?

Nicht unbedingt. Die Norm erlaubt, die physische Trennung durch ein anderes System zu ersetzen, etwa eine EDV-Sperre, wenn es dieselbe Sicherheit bietet.

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