Modelos y registros · SGE 21 · Apartado 6.1.2
Registro del canal ético de SGE 21 y la Ley 2/2023
El seguimiento de cada consulta, queja o denuncia que entra por el canal del código de conducta, desde la recepción hasta el cierre.
En una frase
El registro del canal ético anota cada consulta, queja o denuncia recibida, su tramitación y su cierre, porque SGE 21 exige que el canal del código garantice anonimato, ausencia de represalias y seguimiento de las incidencias registradas (6.1.2), y en las empresas de 50 o más trabajadores la Ley 2/2023 añade el libro-registro, el acuse en siete días y la respuesta en tres meses.
- Dónde lo pide la norma
- SGE 21 · Apartado 6.1.2 Los apartados se citan con la numeración de SGE 21 en su versión de octubre de 2024, la que Forética publica en su web. La Academia agrupa sus nueve áreas de gestión en seis bloques.
- Tipo de información
- Registro obligatorio Seguimiento de las incidencias registradas (6.1.2) y libro-registro de la Ley 2/2023
- Quién lo rellena
- El responsable del sistema interno de información Con acceso restringido; el comité recibe solo información agregada
- Cuándo
- En cada comunicación recibida Con los plazos de acuse y respuesta de la Ley 2/2023
- Cuánto se conserva
- Máximo diez años Límite del libro-registro (art. 26.2 de la Ley 2/2023); supresión a los tres meses si no se investiga (art. 32.4)
Qué pide la norma
Lo que exige SGE 21 y lo que deja a tu criterio
SGE 21 pide que el código de conducta defina un canal para dudas, quejas, reclamaciones, denuncias o sugerencias sobre gestión ética y sostenibilidad, con mecanismos que garanticen el anonimato, la ausencia de represalias y el seguimiento de lo que se registre. La política anticorrupción exige además mecanismos anónimos de denuncia (6.1.9).
En España, la Ley 2/2023 obliga a las entidades privadas con 50 o más trabajadores a tener un sistema interno de información que admita comunicaciones anónimas, a acusar recibo en siete días naturales y a responder en un máximo de tres meses, ampliable otros tres en casos complejos.
La misma ley limita la conservación: los datos del libro-registro no pueden guardarse más de diez años, y si en tres meses no se inician actuaciones de investigación hay que suprimirlos, salvo para dejar evidencia del funcionamiento del sistema.
Estructura
Campos que debe tener el modelo
- Número, fecha y canal de entrada
- Tipo: consulta, queja, sugerencia o denuncia
- Comunicación anónima o identificada
- Asunto y apartado del código afectado
- Fecha de acuse de recibo
- Investigación: responsable y actuaciones
- Resolución, medidas y fecha de respuesta
- Fecha prevista de supresión de datos
Ejemplo
Ejemplo: dos comunicaciones del año (datos inventados)
Empresa, personas y cifras inventadas: el ejemplo solo enseña cómo queda un registro bien cumplimentado.
| Campo | Contenido |
|---|---|
| CE-2026-011 | 4 de mayo · formulario web · anónima · denuncia de trato vejatorio de un encargado de centro |
| Acuse | 6 de mayo, por el buzón anónimo del canal |
| Investigación | Entrevistas a seis personas del centro · responsable del sistema con asesoría externa |
| Resolución | 22 de junio · hechos acreditados · sanción y cambio de encargado · respuesta al informante por el buzón |
| CE-2026-014 | 12 de junio · consulta identificada sobre si aceptar una invitación de un cliente · respondida en 2 días |
| Balance al comité | 17 comunicaciones en el año · 9 consultas, 6 denuncias, 2 sugerencias · sin datos personales |
En la auditoría
Errores que suelen señalar los auditores
- El canal es un correo genérico que lee cualquiera.
- No admite comunicaciones anónimas.
- Acuses fuera de plazo o respuestas que nunca llegan.
- Datos conservados indefinidamente.
- El comité recibe nombres en lugar de información agregada.
En Kimobox
Cómo se lleva este registro en Kimobox
- 1El canal de denuncias se aloja en el portal, con recepción restringida y confidencialidad.
- 2Cada comunicación tiene su expediente trazable hasta el cierre.
- 3Las consultas éticas pueden tramitarse por el mismo canal.
Preguntas frecuentes
Lo que nos preguntan antes de empezar
¿El canal de SGE 21 y el de la Ley 2/2023 pueden ser el mismo?
Sí, y es lo más práctico, siempre que cumpla los requisitos de ambos: los de la norma (anonimato, no represalia, seguimiento) y los de la ley (responsable, procedimiento, plazos y conservación).
¿Y si la empresa tiene menos de 50 trabajadores?
La Ley 2/2023 no le obliga, salvo en los sectores que la propia ley señala. SGE 21 sí exige el canal, sin depender del tamaño.
Lleva los registros de SGE 21 sin plantillas sueltas
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Fuentes
De dónde sale cada dato
Referencias al texto oficial vigente. Si una norma se revisa, esta página se actualiza y la fecha de revisión lo refleja.
- SGE 21. Sistema de Gestión Ética, Sostenible y Responsable Forética · Versión de octubre de 2024
- Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción BOE-A-2023-4513 · 21 de febrero de 2023