Models i registres · SGE 21 · Apartat 6.1.2
Registre del canal ètic de SGE 21 i la Llei 2/2023
El seguiment de cada consulta, queixa o denúncia que entra pel canal del codi de conducta, des de la recepció fins al tancament.
En una frase
El registre del canal ètic anota cada consulta, queixa o denúncia rebuda, la seva tramitació i el seu tancament, perquè SGE 21 exigeix que el canal del codi garanteixi l'anonimat, l'absència de represàlies i el seguiment de les incidències registrades (6.1.2), i a les empreses de 50 treballadors o més la Llei 2/2023 hi afegeix el llibre registre, l'acusament de recepció en set dies i la resposta en tres mesos.
- On ho demana la norma
- SGE 21 · Apartat 6.1.2 Els apartats se citen amb la numeració de SGE 21 en la seva versió d'octubre de 2024, la que Forética publica al seu web. L'Acadèmia agrupa les seves nou àrees de gestió en sis blocs.
- Tipus d'informació
- Registre obligatori Seguiment de les incidències registrades (6.1.2) i llibre registre de la Llei 2/2023
- Qui l'emplena
- El responsable del sistema intern d'informació Amb accés restringit; el comitè només rep informació agregada
- Quan
- A cada comunicació rebuda Amb els terminis d'acusament de recepció i de resposta de la Llei 2/2023
- Quant de temps es conserva
- Màxim deu anys Límit del llibre registre (art. 26.2 de la Llei 2/2023); supressió als tres mesos si no s'investiga (art. 32.4)
Què demana la norma
El que exigeix SGE 21 i el que deixa al teu criteri
SGE 21 demana que el codi de conducta defineixi un canal per a dubtes, queixes, reclamacions, denúncies o suggeriments sobre gestió ètica i sostenibilitat, amb mecanismes que garanteixin l'anonimat, l'absència de represàlies i el seguiment del que es registri. La política anticorrupció exigeix a més mecanismes anònims de denúncia (6.1.9).
A Espanya, la Llei 2/2023 obliga les entitats privades de 50 treballadors o més a tenir un sistema intern d'informació que admeti comunicacions anònimes, a acusar-ne recepció en set dies naturals i a respondre en un màxim de tres mesos, ampliable tres més en casos complexos.
La mateixa llei limita la conservació: les dades del llibre registre no es poden guardar més de deu anys, i si en tres mesos no s'han iniciat actuacions d'investigació cal suprimir-les, llevat que serveixin per deixar evidència del funcionament del sistema.
Estructura
Camps que ha de tenir el model
- Número, data i canal d'entrada
- Tipus: consulta, queixa, suggeriment o denúncia
- Comunicació anònima o identificada
- Assumpte i apartat del codi afectat
- Data de l'acusament de recepció
- Investigació: responsable i actuacions
- Resolució, mesures i data de resposta
- Data prevista de supressió de les dades
Exemple
Exemple: dues comunicacions de l'any (dades inventades)
Empresa, persones i xifres inventades: l'exemple només mostra com queda un registre ben emplenat.
| Camp | Contingut |
|---|---|
| CE-2026-011 | 4 de maig · formulari web · anònima · denúncia de tracte vexatori d'un encarregat de centre |
| Acusament | 6 de maig, per la bústia anònima del canal |
| Investigació | Entrevistes a sis persones del centre · responsable del sistema amb assessoria externa |
| Resolució | 22 de juny · fets acreditats · sanció i canvi d'encarregat · resposta a l'informant per la bústia |
| CE-2026-014 | 12 de juny · consulta identificada sobre si cal acceptar una invitació d'un client · resposta en 2 dies |
| Balanç al comitè | 17 comunicacions a l'any · 9 consultes, 6 denúncies, 2 suggeriments · sense dades personals |
A l'auditoria
Errors que solen assenyalar els auditors
- El canal és un correu genèric que llegeix qualsevol persona.
- No admet comunicacions anònimes.
- Acusaments fora de termini o respostes que no arriben mai.
- Dades conservades indefinidament.
- El comitè rep noms en lloc d'informació agregada.
A Kimobox
Com es porta aquest registre a Kimobox
- 1El canal de denúncies s'allotja al portal, amb recepció restringida i confidencialitat.
- 2Cada comunicació té el seu expedient traçable fins al tancament.
- 3Les consultes ètiques es poden tramitar pel mateix canal.
Preguntes freqüents
El que ens pregunten abans de començar
El canal de SGE 21 i el de la Llei 2/2023 poden ser el mateix?
Sí, i és el més pràctic, sempre que compleixi els requisits de tots dos: els de la norma (anonimat, no represàlia, seguiment) i els de la llei (responsable, procediment, terminis i conservació).
I si l'empresa té menys de 50 treballadors?
La Llei 2/2023 no l'obliga, llevat dels sectors que la mateixa llei assenyala. SGE 21 sí que exigeix el canal, sense dependre de la mida.
Porta els registres de SGE 21 sense plantilles soltes
Et mostrem el mòdul funcionant amb dades semblants a les teves.
Continua explorant
Pàgines relacionades
Un canal de denúncies que protegeix qui informa
Canal de denúncies per a empreses de 50 treballadors o més: recepció restringida, acusament en set dies…
Govern de l'organització i ètica
El primer bloc de SGE 21 exigeix que l'òrgan de govern supervisi la sostenibilitat amb un model de…
Model de codi de conducta segons SGE 21
Què ha d'incloure el codi de conducta que exigeix SGE 21 (6.1.2): aprovació de l'òrgan de govern, canal de…
Model d'acta del comitè de gestió ètica i sostenibilitat SGE 21
Com documentar les reunions del comitè que exigeix SGE 21 (6.1.3): composició, freqüència semestral…