Cuatro años y seis años
El plazo de prescripción tributaria del artículo 66 de la Ley General Tributaria es de cuatro años, contados desde el fin del plazo de declaración.
El artículo 30 del Código de Comercio obliga a conservar libros, correspondencia y justificantes del negocio durante seis años desde el último asiento. Es el plazo que manda en la práctica.
En qué condiciones
Debe garantizarse la legibilidad en el formato original, el acceso completo a los datos y la autenticidad e integridad del documento durante todo el plazo.
Si la conservación se externaliza o los servidores están fuera de España, hay obligaciones adicionales de comunicación y de acceso en línea.
Los plazos que van más allá
Determinados casos alargan la conservación: bienes de inversión con regularización de IVA, bases imponibles negativas pendientes de compensar o expedientes de subvenciones con su propio plazo de justificación.
Lo que suele pedir el auditor
- Política de conservación de seis años como mínimo
- Legibilidad garantizada en el formato original
- Copia de seguridad verificada y restaurable
- Casos especiales de plazo ampliado identificados
Cómo se controla la conservación en Kimobox
- 1Configura los plazos de retención por tipo documental, no uno igual para todo.
- 2Programa el aviso de fin de plazo en lugar de borrar de forma automática.
- 3Comprueba una vez al año que una muestra de documentos antiguos se abre correctamente.
Una copia que nunca se ha restaurado no es una copia de seguridad: es una suposición.
De dónde sale cada dato
Referencias al texto oficial vigente. Si una norma se revisa, esta página se actualiza y la fecha de revisión lo refleja.
- Real Decreto 1007/2023, reglamento de requisitos de los sistemas informáticos de facturación BOE-A-2023-24840 · 06/12/2023
- Ley 18/2022, de creación y crecimiento de empresas (artículo 12) BOE-A-2022-15818 · 29/09/2022
- Orden EHA/962/2007, sobre facturación telemática y conservación electrónica de facturas BOE-A-2007-7411 · 14/04/2007
- Sede electrónica de la Agencia Tributaria: sistemas informáticos de facturación y Verifactu Agencia Tributaria · —