Lo que permite la Orden EHA/962/2007
Su artículo 7 regula la digitalización certificada: permite sustituir la factura en papel por su imagen electrónica y destruir el original, siempre que el proceso use software homologado por la Agencia Tributaria.
La imagen debe ser fiel e íntegra, firmarse electrónicamente y quedar asociada a una base de datos con los datos de la factura.
Qué hace falta además del escáner
Un procedimiento documentado que describa cómo se digitaliza, quién lo hace y qué controles hay.
Acceso completo y sin demora de la Agencia Tributaria a la base de datos y a las imágenes, con posibilidad de descarga y de consulta remota.
El error habitual
Escanear a una carpeta compartida no es digitalización certificada. Sin software homologado y sin firma, el original en papel sigue siendo el documento que hay que conservar.
Lo que suele pedir el auditor
- Software de digitalización homologado por la Agencia Tributaria
- Firma electrónica de la imagen digitalizada
- Base de datos asociada con los datos de cada factura
- Procedimiento de digitalización documentado y aplicado
Cómo se ordena el archivo digitalizado en Kimobox
- 1Define la estructura de carpetas y los metadatos por ejercicio, serie y proveedor.
- 2Enlaza cada imagen con los datos extraídos para poder buscar por importe, fecha o NIF.
- 3Restringe quién puede eliminar documentos y guarda el registro de esas acciones.
La imagen sin sus datos asociados es un archivador digital; con ellos es un archivo consultable.
De dónde sale cada dato
Referencias al texto oficial vigente. Si una norma se revisa, esta página se actualiza y la fecha de revisión lo refleja.
- Real Decreto 1007/2023, reglamento de requisitos de los sistemas informáticos de facturación BOE-A-2023-24840 · 06/12/2023
- Ley 18/2022, de creación y crecimiento de empresas (artículo 12) BOE-A-2022-15818 · 29/09/2022
- Orden EHA/962/2007, sobre facturación telemática y conservación electrónica de facturas BOE-A-2007-7411 · 14/04/2007
- Sede electrónica de la Agencia Tributaria: sistemas informáticos de facturación y Verifactu Agencia Tributaria · —