Models i registres · ISO 37301 · Apartat 8.3
Llibre registre del canal de denúncies: ISO 37301 i Llei 2/2023
El registre de cada comunicació rebuda pel canal i de la investigació que obre, amb els terminis legals a la vista i la confidencialitat garantida.
En una frase
El llibre registre del canal de denúncies recull les informacions rebudes i les investigacions internes que obren, amb les dates d'acusament de recepció i de resposta; l'exigeix l'art. 26 de la Llei 2/2023, que en limita la conservació a deu anys, i és a més el registre d'activitat amb què es demostra el procés per plantejar preocupacions de l'apartat 8.3 d'ISO 37301.
- On ho demana la norma
- ISO 37301 · Apartat 8.3 Els apartats segueixen ISO 37301:2021, l'edició vigent, que va substituir la guia ISO 19600.
- Tipus d'informació
- Registre obligatori Art. 26 de la Llei 2/2023; registre d'activitat d'ISO 37301 (8.3 i 9.1.5)
- Qui l'emplena
- Responsable del Sistema Designat per l'òrgan d'administració; l'accés al registre és restringit
- Quan
- En rebre cada comunicació Es completa al llarg de la tramitació fins al tancament
- Quant de temps es conserva
- Màxim 10 anys Art. 26.2 de la Llei 2/2023; supressió als tres mesos si no s'ha iniciat cap investigació, llevat de l'evidència del funcionament (art. 32.4)
Què demana la norma
El que exigeix ISO 37301 i el que deixa al teu criteri
ISO 37301 demana un procés que animi i permeti comunicar intents, sospites o incompliments reals de la política o de les obligacions, amb confidencialitat, opció d'anonimat i protecció davant de represàlies. La norma no exigeix per si sola un llibre registre, però sí registres exactes i al dia de les activitats de compliance (9.1.5).
A Espanya, la Llei 2/2023 el converteix en obligació per a les empreses privades de cinquanta treballadors o més i per a tot el sector públic: cal portar un llibre registre de les informacions rebudes i de les investigacions, que no és públic i les dades del qual no es poden conservar més de deu anys.
Els terminis legals marquen els camps: acusament de recepció en set dies naturals i resposta en un màxim de tres mesos, ampliable tres més en casos complexos. Si en tres mesos no s'ha obert cap investigació, les dades personals se suprimeixen, llevat que serveixin per deixar evidència del funcionament del sistema.
Estructura
Camps que ha de tenir el model
- Codi de la comunicació i data de recepció
- Via d'entrada i si és anònima
- Matèria i àmbit: penal, administratiu, laboral, codi ètic
- Data de l'acusament de recepció (límit: 7 dies naturals)
- Admissió o inadmissió, amb el motiu
- Investigació oberta, instructor i referència de l'expedient
- Data de resposta a l'informant (límit: 3 mesos, ampliable)
- Conclusió i mesures adoptades
- Data de tancament i de supressió de dades
Exemple
Exemple: comunicació anònima sobre invitacions a compradors
Empresa, persones i xifres inventades: l'exemple només mostra com queda un registre ben emplenat.
| Camp | Contingut |
|---|---|
| Codi i data | COM-2026-007 · 2 d'abril de 2026 |
| Entrada | Formulari del canal · anònima |
| Matèria | Possible suborn a personal de compres d'un hospital · àmbit penal |
| Acusament | 3 d'abril, a la bústia segura del canal |
| Admissió | Admesa: fets concrets i versemblants |
| Investigació | INV-2026-003 · instructora externa |
| Resposta | 24 de juny · dins del termini de tres mesos |
| Conclusió | Fets parcialment acreditats · vegeu l'informe d'investigació |
A l'auditoria
Errors que solen assenyalar els auditors
- Acusaments de recepció fora de termini o sense una data que ho demostri.
- Comunicacions anònimes descartades pel sol fet de ser-ho.
- Llibre registre accessible a recursos humans o a la direcció sense restricció.
- Dades conservades sense límit o, al contrari, esborrades sense deixar evidència del funcionament del canal.
A Kimobox
Com es porta aquest registre a Kimobox
- 1Només el Responsable del Sistema i les persones que autoritzi accedeixen a les comunicacions i al seu contingut.
- 2El sistema avisa abans que vencin els set dies de l'acusament i els tres mesos de la resposta.
- 3Les informacions rebudes i les investigacions que obren queden registrades per al llibre registre, amb cada expedient traçat fins al tancament.
Preguntes freqüents
El que ens pregunten abans de començar
Qui està obligat a portar el llibre registre?
Les entitats obligades a tenir un sistema intern d'informació per la Llei 2/2023: empreses privades de cinquanta treballadors o més, les dels sectors de l'art. 10.1.b) i c) amb qualsevol plantilla, i tot el sector públic.
El llibre registre és públic?
No. Només s'hi pot accedir, totalment o parcialment, a petició raonada de l'autoritat judicial competent, en el marc d'un procediment judicial i sota la seva tutela.
Porta els registres de ISO 37301 sense plantilles soltes
Et mostrem el mòdul funcionant amb dades semblants a les teves.
Continua explorant
Pàgines relacionades
Un canal de denúncies que protegeix qui informa
Canal de denúncies per a empreses de 50 treballadors o més: recepció restringida, acusament en set dies…
Suport
El suport en compliance se sosté en dos pilars: que el personal conegui les seves obligacions i que…
Model de registre d'obligacions de compliance ISO 37301
Com documentar les obligacions de compliance que demana ISO 37301: requisits obligatoris i compromisos…
Model de matriu de riscos de compliance ISO 37301
Com documentar l'avaluació de riscos de compliance d'ISO 37301: obligació, activitat, causes, probabilitat…
Fonts
D'on surt cada dada
Referències al text oficial vigent. Si una norma es revisa, aquesta pàgina s'actualitza i la data de revisió ho reflecteix.
- Llei 2/2023, reguladora de la protecció de les persones que informin sobre infraccions normatives i de lluita contra la corrupció BOE-A-2023-4513 · 21 de febrer de 2023
- ISO 37301:2021 — Sistemes de gestió del compliance. Requisits amb orientació per al seu ús ISO · Abril de 2021